AIエージェント導入の進め方｜業務の棚卸しから本運用までの4段階

導入は4つの段階で進める

AIエージェントの導入は、次の4段階で進めると、途中でやり直しが少なくなります。どの段階でも、決めたことを紙やファイルに残しておきます。

1. 業務の棚卸し

最初に、部署の仕事を書き出します。1つの仕事ごとに、次の項目を埋めます。

今かかっている時間は、後の評価で比べる基準になります。おおよそでもよいので、この段階で測っておきます。

書き出した仕事から、最初の候補を1つ選びます。手順が決まっていて、結果を人が確かめられ、間違えても社内で直せる仕事が向いています。

2. 小さく試す

候補の仕事が決まったら、範囲を絞って試します。試す仕事は1つにします。使う人は少人数にします。期間も先に決めます。

Anthropic は、AIエージェントを作る側に向けて、できるだけ単純な仕組みから始め、必要なときだけ複雑にすることを勧めています。自律性の高いエージェントについては、隔離した環境で十分に試し、適切な安全策を設けることも勧めています。導入する側も同じ考え方で、最初は影響の小さい範囲から始めます。

• テスト用のデータを用意する。本番のデータを使う前に、架空のデータや過去のデータで動きを見る
• AIが使うアカウントを試験用に分ける。本番のアカウントの権限を最初から渡さない
• 送信や公開は、試す期間中はすべて人が承認する
• 止め方を決めておく。誰が、どの操作で止めるかを書いておく

本番の顧客情報や社員の情報を入れる段階では、個人情報の扱いを確かめます。この点は後の「社内で決めておくこと」で説明します。

3. 評価する

評価の項目は、試す前に決めます。試した後に項目を決めると、よく見える数字だけを選びがちになります。

• 正確さ：出力のうち、人が直したものの割合
• 時間：1回あたりの作業時間が、棚卸しで測った時間からどう変わったか
• 人の確認時間：確認や修正にかかった時間
• 止まった回数：エラーや想定外の入力で止まった回数
• 使った人の声：使いやすさ、困った場面

作業時間が減っても、確認と修正に同じだけ時間がかかれば、手は空きません。作業時間と確認時間は合わせて見ます。

記録は、試す期間中に毎回付けます。終わってから思い出して書くと、うまくいった回の印象が強く残ります。表に、日付、処理した件数、直した件数、確認にかかった時間、止まった理由を並べておくと、後で集計しやすくなります。

提供元に聞きたいことも、この表と一緒に残します。設定で直せる問題か、AIエージェントの作りの問題かを、提供元と一緒に切り分けられます。

評価の結果から、次の3つのどれにするかを決めます。本運用に進む、範囲や設定を変えてもう一度試す、この仕事では使わない、の3つです。使わないと決めた場合も、理由を残しておくと次の候補選びに使えます。

4. 本運用

本運用に移るときは、試す期間には曖昧でよかった点を決め切ります。

• 手順書：AIが何をして、人がどこで確認するかを書く
• 担当者：日々の確認をする人と、その代わりの人
• 例外のとき：AIが止まったとき、誤った出力が外に出たときの連絡先と手順
• 見直しの時期：設定や対象範囲を見直す時期
• 提供元の文書：利用上の注意、規約、導入手順を保管する場所

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、AIを使う事業者に向けた事項を挙げています。提供する側が定めた利用上の留意点を守り、想定された範囲内で使うこと、想定された仕様どおりに動いているかを確かめること、提供された文書を適切に保管し活用することなどです。本運用の手順書には、これらを確かめる手順も入れておきます。

1つの仕事で4段階をたどった例

問い合わせフォームの内容を顧客管理の表に登録し、返信の下書きを作る仕事を例に、4段階をたどります。

1. 棚卸し：毎日くり返す仕事で、手順は決まっている。今は担当者が1件ずつ手で写している。1か月あたりの作業時間を測る
2. 小さく試す：担当者1人で、期間を決めて試す。最初は過去の問い合わせで動きを見る。返信は送らず、下書きまでにする
3. 評価する：表への登録で人が直した件数、下書きの修正にかかった時間、止まった回数を記録する。棚卸しで測った時間と比べる
4. 本運用：下書きを確かめて送る担当者と、その代わりの人を決める。項目の分け方を見直す時期も決める

つまずきやすい点

• 任せる範囲が広すぎる：最初から部署の仕事をまとめて任せると、うまくいかない原因を切り分けられない
• 評価の項目を後から決める：比べる基準がなく、続けるかどうかを決められない
• 確認の担当者がいない：AIの出力を誰も見ないまま、誤りが外に出る
• 手順が人によって違う：AIに渡す手順が決まらず、設定がまとまらない
• 費用を月額だけで見る：AIモデルの利用料や連携ツールの料金が後から見つかる

どれも、4段階のうちどこかを飛ばしたときに起きやすい点です。急ぐときほど、棚卸しと評価の項目決めを省かない方が、結果として早く本運用に進めます。

社内で決めておくこと

段階を進める前に、社内で3つのことを決めておきます。データの扱い、権限、責任者です。

データの扱い

個人情報保護委員会は2023年6月2日、生成AIサービスの利用について注意喚起を出しました。事業者に向けた注意点は2つあります。

• 個人情報を含むプロンプトを入れる場合は、その個人情報の利用目的を達成するのに必要な範囲内かを十分に確かめる
• 本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入れ、そのデータが応答の出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反するおそれがある。そのため、提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確かめる

AIエージェントの場合、データは複数の場所を通ります。エージェント本体、使っているAIモデルの提供元、連携するツールです。それぞれでデータがどう扱われるかを、提供元に確かめます。

権限

AIに渡すアカウントの権限は、仕事に必要な範囲にとどめます。メールの送信、投稿の公開、データの削除、支払いなど、外に影響が出る操作は、人の承認を挟む設定にします。

APIキーやパスワードは、自社で発行して自社で管理します。担当者が異動したときや、使うのをやめたときに、すぐ無効にできるようにしておきます。

責任者

AI事業者ガイドラインは、AIを使う事業者が、責任をもってAIの出力結果を事業に使うかを判断することを挙げています。そのため、業務の責任者を決め、止める判断を誰がするかも決めておきます。同じガイドラインは、関係する人からの問い合わせに対応する窓口を合理的な範囲で置くことも挙げています。

費用の構造

AIエージェントの費用は、いくつかの部分の合計になります。金額は仕事の内容や作りによって大きく変わるため、ここでは構造だけを示します。

• 初めにかかる費用：設定や導入の作業、社内での準備
• AIエージェントの月額の利用料
• AIモデルの利用料：自社のAPIキーで動かす作りの場合、モデルの提供元から請求される
• 連携するツールの料金：CRMやSNS管理ツールなど、使うサービスのプラン
• 社内の人の時間：確認、承認、例外への対応

比べるときは、月額の利用料だけでなく、この合計で比べます。社内の人の時間は、評価の段階で測った確認時間から見積もれます。

Employee Store で導入する場合

Employee Store では、AIエージェントを買い切りや月額で導入できます。決済は Stripe で行われ、価格は買い切り・月額・初期費用＋月額のいずれかです。月額の解約は、取引ルームの契約管理から手続きできます。

購入後は、出品者がサイト内の納品ボックスで導入に必要なものを納品します。購入者は内容を確かめて受領を確認し、その後にレビューを書けます。小さく試す段階でも、この流れで導入できます。詳しい手順は導入の流れにあります。AIエージェントの基本はAI社員とはで説明しています。